Cách thiết lập nhãn địa chỉ trong Microsoft Word

Tác Giả: Laura McKinney

Ngày Sáng TạO: 2 Tháng Tư 2021

CậP NhậT Ngày Tháng: 12 Có Thể 2024

NộI Dung

Cách thiết lập nhãn địa chỉ nhanh chóng và dễ dàng
Phương pháp # 1: Một trang nhãn có cùng địa chỉ
Phương pháp # 2: Các địa chỉ khác nhau trên một hoặc nhiều trang tính nhãn
Phương pháp # 3: Thư Hợp nhất Mẫu Nhãn với Tệp Địa chỉ
Để phục vụ bạn tốt hơn ...
Cuộc thăm dò ý kiến mới cho các phiên bản cập nhật

Amelia có hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành CNTT, Đào tạo và Giáo dục, và Học trực tuyến.

Cách thiết lập nhãn địa chỉ nhanh chóng và dễ dàng

Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể tạo nhãn địa chỉ trong Microsoft Word. Tôi đang đề cập đến những tờ nhãn tiện dụng mà bạn có thể mua ở cửa hàng, mà bạn có thể nạp vào máy in của mình và in nhãn, cho cùng một địa chỉ hoặc các địa chỉ khác nhau. Các nhãn có cùng địa chỉ có thể được sử dụng để đánh dấu trước các phong bì đến những nơi mà bạn thường xuyên gửi thư đến, như công ty thế chấp hoặc ngân hàng của bạn. Các nhãn với các địa chỉ khác nhau có thể được sử dụng để gửi thiệp chúc mừng kỳ nghỉ và lời mời dự tiệc qua thư.

Tôi sẽ giải thích 3 cách khác nhau để bạn có thể tạo nhãn:

Phương pháp # 1: Cùng một địa chỉ trên một tờ nhãn
Phương pháp # 2: Các địa chỉ khác nhau trên một hoặc nhiều trang nhãn
Phương pháp # 3: Thư hợp nhất một mẫu nhãn với một tệp địa chỉ

Các hướng dẫn này dành cho MS Word 2007, nhưng nếu bạn cần biết cách thực hiện trong phiên bản Word ban đầu, chẳng hạn như 2002 hoặc 2003, hãy cho tôi biết và tôi sẽ cố gắng liệt kê những điểm khác biệt cho bạn.

Phương pháp # 1: Một trang nhãn có cùng địa chỉ

Mở Word 2007 và đảm bảo rằng bạn bắt đầu với một tài liệu trống mới.
Từ bộ phần mềm Microsoft Office thanh ribbon trên cùng, nhấp vào Thư từ.
Nhấp chuột Nhãn. Các Phong bì và Nhãn hộp thoại hiển thị.
Nhập địa chỉ mà bạn cần tạo nhãn.
Đảm bảo nút radio cho “Trang đầy đủ của cùng một nhãn" đã được chọn.
bên trong Nhãn , loại nhãn và số phải khớp với các trang nhãn địa chỉ trống mà bạn đã mua tại cửa hàng. Lựa chọn mặc định, Avery US Letter, 8160, có thể được hiển thị. Để thay đổi loại nhãn, hãy nhấp vào Tùy chọn và chọn từ danh sách.
Cuối cùng, bấm vào Tài liệu mới và nhãn của bạn sẽ xuất hiện. Xem mẫu trong Hình 1 bên dưới. phía dưới.
Lưu tài liệu của bạn bằng cách sử dụng Tệp, Lưu dưới dạng (menu thả xuống Tệp đã biến mất khi sử dụng thanh ribbon mới của Word 2007, nhưng bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút Office ở phía trên bên trái để tìm Lưu dưới dạng).
Khi bạn sẵn sàng in nhãn của mình, lần đầu tiên thử bài kiểm tra này: Trước tiên hãy in một trang địa chỉ trên giấy thường để đảm bảo chúng được xếp đúng hàng. Khi bạn chèn (các) trang tính của mình vào máy in, nếu bạn không chắc mặt nào úp xuống, sử dụng thủ thuật này để kiểm tra nó trước: trên một tờ giấy trắng của máy in, vẽ một mũi tên trên một mặt của tờ giấy, sau đó in thử trên tờ giấy trắng. Khi trang kiểm tra in ra, mũi tên sẽ giúp bạn xác định cách nạp giấy và các nhãn hướng xuống hay úp lên.
Sau khi in một trang thử nghiệm, giữ trang thử nghiệm với một tờ giấy nhãn ở dưới ánh sáng để đảm bảo tất cả được xếp đúng hàng. Nếu bạn đã sẵn sàng in, hãy chuyển sang bước 12 bên dưới.
Nếu bạn cần điều chỉnh dữ liệu địa chỉ của mình, hãy nhấp vào Thư từ, sau đó Nhãn. Sau đó, điều chỉnh địa chỉ nếu cần trong hộp địa chỉ và nhấp vào Tài liệu mới để tạo một trang mới với dữ liệu địa chỉ mới của bạn. Lặp lại các bước từ 8. đến 10. ở trên.
Cuối cùng, chèn giấy nhãn của bạn vào máy in và in nhãn của bạn.

Phương pháp # 2: Các địa chỉ khác nhau trên một hoặc nhiều trang tính nhãn

Mở Word 2007 và đảm bảo rằng bạn bắt đầu với một tài liệu trống mới.
Từ thanh ribbon trên cùng của MS Office, hãy nhấp vào Thư từ.
Nhấp chuột Nhãn. Các Phong bì và Nhãn hộp thoại hiển thị.
bên trong Địa chỉ , hãy để trống khu vực đó vì sau này bạn sẽ nhập các địa chỉ khác nhau.
Đảm bảo nút radio cho “Trang đầy đủ của cùng một nhãn" đã được chọn.
bên trong Nhãn , loại nhãn và số phải khớp với các trang nhãn địa chỉ trống mà bạn đã mua tại cửa hàng. Lựa chọn mặc định, Avery US Letter, 8160, có thể được hiển thị. Để thay đổi loại nhãn, hãy nhấp vào Tùy chọn và chọn từ danh sách.
Cuối cùng, bấm vào Tài liệu mới và một trang trống cho các nhãn của bạn sẽ xuất hiện. Xem mẫu trong Hình 2 ở trên.
Bạn có thấy đường lưới trong tài liệu của mình không? Nếu vì lý do nào đó mà chúng bị thiếu, hãy nhấp vào Bố trí từ Thanh Ribbon, sau đó nhấp vào “Xem đường lưới”.
Lưu tài liệu của bạn bằng cách sử dụng Tệp, Lưu dưới dạng (menu thả xuống Tệp đã biến mất khi sử dụng thanh ribbon mới của Word 2007, nhưng bạn có thể chỉ cần nhấp vào nút Office ở phía trên bên trái để tìm Lưu dưới dạng). Lưu ý: tốt hơn là lưu tài liệu của bạn ngay lập tức và sau đó thường xuyên trong suốt quá trình chỉnh sửa của bạn.
Bây giờ hãy bắt đầu nhập tên và địa chỉ vào tài liệu nhãn của bạn. Nếu phương pháp này phù hợp với bạn, nhãn của bạn có thể trông giống như mẫu bên dưới. Xem mẫu trong Hình 3 bên dưới.
Quan tâm đến việc sắp xếp thứ tự các tên? Bạn sẽ không thể sắp xếp tên dễ dàng hơn trong kiểu bố cục này, vì vậy nếu bạn có một lượng lớn tên và muốn sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái, hãy xem phương pháp tiếp theo về cách thiết lập phối thư với một địa chỉ tập tin.
Bạn phải làm gì nếu bạn cần nhiều hơn một trang nhãn? Với con trỏ được định vị trong ô nhãn cuối cùng, hãy nhấn CHUYỂN HƯỚNG phím này sẽ tạo một hàng khác trên trang tiếp theo. Tiếp tục nhấn CHUYỂN HƯỚNG để tạo thêm hàng nếu cần.
Khi bạn đã sẵn sàng in nhãn của mình, trước tiên hãy thử kiểm tra này: Trước tiên hãy in một trang địa chỉ trên giấy thường để đảm bảo chúng được xếp đúng cách. Khi bạn chèn (các) tờ nhãn vào máy in, nếu bạn không chắc mặt nào hướng xuống dưới, hãy sử dụng thủ thuật này để kiểm tra trước: trên một tờ giấy trắng của máy in, vẽ theo mũi tên trên một mặt của tờ giấy , sau đó in thử trên giấy trắng. Khi trang kiểm tra in ra, mũi tên sẽ giúp bạn xác định cách nạp giấy và các nhãn hướng xuống hay úp lên.
Cuối cùng, chèn giấy nhãn của bạn vào máy in và in nhãn của bạn.

Phương pháp # 3: Thư Hợp nhất Mẫu Nhãn với Tệp Địa chỉ

Có hai thành phần cần thiết cho phối thư: tài liệu đầu tiên là “tài liệu chính”, Là bố cục nhãn của bạn (không phải dữ liệu) và tài liệu thứ hai là nguồn dữ liệu, chứa tất cả dữ liệu của bạn. Để tham khảo trong tương lai, tài liệu “chính” của bạn cũng có thể là một bố cục trống cho một bức thư hoặc phong bì, cũng như các nhãn. Nguồn dữ liệu của bạn có thể được tạo bằng word cùng lúc bạn tạo tài liệu chính của mình hoặc nó có thể là một tệp hiện có, chẳng hạn như bảng word, tệp excel hoặc cơ sở dữ liệu truy cập.

Ưu điểm của việc sử dụng kết hợp thư là bạn có thể duy trì độc lập dữ liệu địa chỉ của mình, sắp xếp dữ liệu, thêm hoặc xóa địa chỉ và chỉnh sửa thông tin; thì bạn có thể sử dụng tệp dữ liệu của mình để hợp nhất với nhãn, thư, phong bì hoặc các tài liệu khác. Đó là điều bắt buộc đối với danh sách địa chỉ rất lớn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng phối thư cho các nhãn địa chỉ.

Mở Word 2007 và đảm bảo rằng bạn bắt đầu với một tài liệu trống mới.
Từ thanh ribbon trên cùng của MS Office, hãy nhấp vào Thư từ, sau đó Bắt đầu kết hợp thư.
Nhấp chuột Nhãn. Các Tùy chọn nhãn hộp thoại hiển thị.
Trong phần Thông tin Nhãn, loại nhãn và số phải khớp với các trang nhãn địa chỉ trống mà bạn đã mua tại cửa hàng. Lựa chọn mặc định, Avery US Letter, 8160, được hiển thị bên dưới. Để thay đổi loại nhãn, hãy chọn từ danh sách thả xuống.
Nhấp chuột đồng ý. Một tài liệu nhãn trống sẽ được hiển thị.
Nhấp chuột Chọn người nhận.
Lựa chọn Nhập danh sách mới. Các Danh sách địa chỉ mới hộp thoại sẽ được hiển thị.
Nhập thông tin địa chỉ của bạn vào các trường nếu cần. nhấn CHUYỂN HƯỚNG để chuyển sang lĩnh vực tiếp theo. Bạn có thể bỏ qua các trường không cần thiết.
Để chuyển sang một hàng khác cho một nhãn mới, hãy nhấp vào Lối đi mới. Để biết mẫu danh sách địa chỉ của bạn có thể trông như thế nào, hãy xem Hình 4 nằm gần phía trên bên phải của phần này.
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào đồng ý.
Bạn sẽ được nhắc lưu danh sách địa chỉ của mình. Nhập tên tài liệu mới, chọn vị trí lưu tệp của bạn và bấm OK để lưu tệp của bạn.
"Tài liệu chính" sẽ được hiển thị. Trường hợp nhất “Bản ghi tiếp theo”Được hiển thị bắt đầu trong hộp nhãn thứ hai. Không xóa trường này. Tiếp theo, bạn sẽ cần chỉ định các trường bạn muốn hợp nhất vào nhãn địa chỉ của mình cho “tài liệu chính”.
Trên thanh Ribbon, bên dưới Thư từ, bấm vào Chèn trường hợp nhất. Trình đơn thả xuống trường hợp nhất hiển thị.
Bấm để chọn trường đầu tiên. Trong ví dụ này, trường đầu tiên là “Tiêu đề”. Bấm vào Lựa chọn để thêm trường hợp nhất trên nhãn. Sau đó nhấn vào Đóng.
Nhấn phím cách để để lại khoảng trắng sau Tiêu đề trong bố cục nhãn của bạn.
Bấm vào Chèn trường hợp nhất, bấm vào Tên đầu tiênvà nhấp vào Lựa chọn để thêm trường hợp nhất vào nhãn. Sau đó nhấn vào Đóng.
Nhấn phím cách để để lại khoảng trắng sau Tên trong bố cục nhãn của bạn.
Bấm vào Chèn trường hợp nhất, bấm vào Họvà nhấp vào Lựa chọn để thêm trường hợp nhất vào nhãn. Sau đó nhấn vào Đóng.
nhấn ĐI VÀO để chuyển sang dòng tiếp theo.
Bấm vào Chèn trường hợp nhất, sau đó nhấp vào một trong hai Tên công ty hoặc là Dòng địa chỉ 1, tùy thuộc vào việc bạn có tên công ty trong danh sách địa chỉ của mình hay không. Bấm vào Lựa chọn để thêm trường hợp nhất vào nhãn.
nhấn ĐI VÀO để chuyển sang dòng tiếp theo.
Nếu bạn đã chọn Tên công ty trong bước 18 ở trên, hãy nhớ chọn Dòng địa chỉ 1 cho địa chỉ đường phố của bạn và nhấn ĐI VÀO Nếu cần thiết.
Dòng cuối cùng của nhãn địa chỉ của bạn sẽ chứa Tp., Tiểu bang và Zip. Bấm vào Chèn trường hợp nhất, sau đó nhấp vào từng trường, sau đó nhấp vào Lựa chọn. Bạn có thể nhấp vào Đóng mỗi khi bạn thêm một trường để bạn có thể thêm dấu cách hoặc dấu phẩy, hoặc bạn có thể thêm dấu câu của mình vào cuối sau khi bạn đóng danh sách thả xuống Chèn hợp nhất.
Tiếp theo, bạn sẽ cần cập nhật các nhãn liên quan đến các trường hợp nhất đã chọn. Trên thanh Ribbon, bên dưới Thư từ, bấm vào Cập nhật nhãn. Bây giờ các nhãn của bạn sẽ giống như Hình 5, nằm gần trên cùng bên phải của phần này.
Bạn nên lưu tài liệu của mình tại thời điểm này. Sử dụng tên sẽ giúp bạn xác định rằng đây là tài liệu chính của bạn, mẫu cho nhãn của bạn (nhưng không phải dữ liệu địa chỉ của bạn).
Cuối cùng, để hợp nhất tài liệu chính của bạn với danh sách địa chỉ của bạn, từ thanh Ribbon, dưới Thư từ, bấm vào Kết thúc và Hợp nhất. Lựa chọn "Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ… ”. Nhấp chuột đồng ý để hợp nhất tất cả các bản ghi.
Hiện nay, điều gì sẽ xảy ra nếu nó không đúng và bạn nhận ra mình đã quên đặt khoảng trắng giữa Tên và Họ? Không thành vấn đề… hãy chuyển đến tài liệu chính của bạn (mẫu nhãn), sau đó thêm khoảng cách giữa «First_Name» và «Last_Name», sau đó nhấp vào Cập nhật nhãn. Lặp lại các bước từ 23. đến 25. ở trên. Xem Hình 6 để biết mẫu các nhãn đã hợp nhất.
Tuyệt quá! Các nhãn của bạn hiện đã được hợp nhất và bạn đã sẵn sàng in.
Cần chỉnh sửa hoặc thêm nhiều địa chỉ? Với tài liệu chính của bạn đang mở, chỉ cần nhấp vào Chỉnh sửa người nhận Dưới Thư từ trên Thanh Ribbon và danh sách địa chỉ của bạn sẽ hiển thị để bạn chỉnh sửa. Ngoài ra còn có các tùy chọn sắp xếp và lọc trong hộp thoại danh sách địa chỉ để bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo trường bạn chọn hoặc chọn chỉ hợp nhất một số địa chỉ nhất định.